Strukturiert und doch spontan

Eine gut durchdachte Wochenplanung hilft bei der Struktur im Business und dabei seine Ziele zu erreichen – aber das echte Leben hat oft andere Pläne. Spontane Aufgaben, private Verpflichtungen oder ein dringender Anruf eines Kunden können den geplanten Ablauf schnell durcheinanderbringen. Doch genau diese Flexibilität macht den Job als VA so spannend und erfüllend. Ich zeige Dir, wie du deine Woche als VA effektiv planen kannst und gleichzeitig genügend Raum für spontane Ereignisse behältst.

Feste Termine und wiederkehrende Aufgaben als Anker

Ein strukturierter Wochenplan schafft Übersicht und reduziert Stress. Es hilft enorm, wiederkehrende Aufgaben fest im Kalender zu verankern. Die kann beispielsweise die Buchhaltung sein. Erledige diese immer am 5., 15. und 25. eines Monats und Dir geht kein Termin durch die Lappen und es sammelt sich nicht zu viel an, das dann am Ende des Monats mühevoll abgearbeitet werden muss.

Wenn du für mehrere Kunden arbeitest, kann es hilfreich sein, deine Aufgaben zu bündeln: Einmal in LexOffice eingeloggt, kannst Du zum Beispiel die Rechnungen für alle Deine Kunden auf einmal schreiben. Und wenn Du dies auch für Kunden übernimmst, bündele diese Aufgaben und schließe diese direkt daran an. So bleibt alles effizient.

Die Woche vorausplanen – und flexibel bleiben

Die Planung für die Woche kann schon am Sonntagabend oder spätestens Montagmorgen erfolgen. Ein grober Überblick über anstehende Projekte und Kundentermine hilft, sich besser über die Woche zu organisieren. Manche Aufgaben sind langfristig geplant, andere müssen flexibel zwischendurch erledigt werden.

Ein hilfreicher Tipp: Nutze geteilte Kalender mit Deinen Kunden. Das vereinfacht die Kommunikation enorm. Ein geblockter Zeitraum – sei es für einen Friseurtermin oder eine Podcast-Aufnahme – signalisiert den Kunden, dass man in dieser Zeit nicht verfügbar ist, ohne dass man jeden Termin einzeln kommunizieren muss. Das schafft Klarheit und spart Zeit.

Flexibilität als größte Stärke

Als VA genießt du eine Freiheit, die in vielen Angestelltenverhältnissen unmöglich ist. Deine Arbeitszeiten kannst du flexibel gestalten, was besonders wertvoll ist, wenn plötzlich das Leben dazwischenkommt – sei es ein krankes Kind, ein unerwarteter Tierarzttermin oder ein dringender Kundenanruf.

Diese Flexibilität zeigt sich auch darin, wie man seinen Alltag plant. Es empfiehlt sich, einen festen „Am-Business-Tag“ zu reservieren, an dem ausschließlich am eigenen Business gearbeitet wird. Hier kann es wirklich erfolgs-entscheidend sein, sich einen festen Tag in der Woche für die eigene Weiterentwicklung und Aufgaben wie Marketing, Weiterbildung oder Buchhaltung zu reservieren.

Struktur und Flexibilität im Einklang

Eine wichtige Lektion, die ich über die Jahre gelernt habe, ist, dass feste Strukturen und Flexibilität Hand in Hand gehen müssen. Ein klarer Tagesplan mit festen Arbeitszeiten hilft, den Überblick zu behalten und stressfrei zu arbeiten. Gleichzeitig ist es wichtig, genug Luft für spontane Aufgaben zu lassen – sowohl für Kunden als auch für private Angelegenheiten.

Meine Tochter sagte mal, dass ich meine Arbeit um mein Leben herum plane, und nicht mein Leben um die Arbeit. Das trifft den Kern der VA-Tätigkeit: Die Möglichkeit, den Arbeitsalltag so zu gestalten, dass das eigene Leben nicht zu kurz kommt, ist ein unschätzbarer Vorteil.

Effizient arbeiten – Pausen bewusst einplanen

Auch wenn wir die Freiheit haben, unsere Arbeit flexibel zu gestalten, ist es wichtig, regelmäßige Pausen einzuplanen. Der Mythos der „Selbst und ständig“-Selbstständigkeit führt oft zu Überlastung. Nimm dir bewusst Pausen, um frische Energie zu tanken. Das können schon kurze, bewusste Pausen sein, um einen Kaffee zu holen oder sich kurz zu bewegen – das hilft, den Kopf freizubekommen und danach wieder produktiv weiterzuarbeiten.

Kommunikation mit Kunden: Klare Erreichbarkeit

Eine gute Kommunikation mit den Kunden ist essenziell. Kläre mit deinen Kunden, wann und wie du erreichbar bist. Feste Arbeitszeiten – selbst wenn sie flexibel sind – schaffen Vertrauen und helfen, eine professionelle Beziehung zu pflegen. Besonders in Bereichen wie Kundensupport oder Backoffice-Aufgaben ist es wichtig, klare Zeiten zu haben, in denen du erreichbar bist.

Fazit: Die Freiheit der Selbstständigkeit genießen

Als virtuelle Assistenz ist die Balance zwischen Struktur und Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Eine gute Wochenplanung, in der wiederkehrende Aufgaben fest verankert sind, gibt dir Sicherheit und Orientierung. Gleichzeitig erlaubt dir die Flexibilität, spontane Aufgaben und private Verpflichtungen stressfrei zu managen. Die Freiheit, deinen Arbeitsalltag so zu gestalten, wie es für dich und dein Leben am besten passt, ist einer der größten Vorteile dieses Jobs.

Wenn du also gerade als VA oder Freelancer durchstarten willst: Setze auf eine gute Planung, nutze Tools zur Organisation und genieße die Freiheit, die dir diese Arbeitsform bietet!